【P1】六、项目管理入门-【2-上线邮件怎么写】

【课程导读】

过渡期的团队经常会遇到的问题是产品的每一个改变团队其他人不清楚。其他部门天天埋怨产品技术一堆人天天不知道干嘛,需求不给实现。产品技术也很委屈天天忙成狗还遭埋怨。

其实这些问题的核心都是沟通不到位导致的。产品每个版本上线,其实都应该给予团队相关人员对应的通知。

除了通知产品功能外还应该感谢到对应的人对于这个产品所做出的贡献。

这不仅是一种有效的信息同步,还有更多的感情连接在里边,让团队合作更加紧密。进而构建更好的合作氛围。

【视频详细内容】

2.1、什么是上线邮件?

  • 上线后一段时间,由项目负责人发给相关同事的通报邮件,主要描述研发过程和上线结果的邮件

2.2、为什么要写上线邮件?

  • 总结与记录:总结项目过程,未来翻查资料速度超快
  • 项目推动:产品上线后才是开始,需要推动、协调各方资源
  • 团队润滑剂:给参与者、帮助你的人正向回应

2.3、高颜值的上线邮件有什么特点?

  • 标题很直白:标题简单明了、说明项目内容。格式:产品+版本+卖点+动作(需要谁来配合,或者做什么),如微信的2.1.1版本在iOS与安卓上线,支持多人语音功能,希望大家配合体验。等
  • 内容很清晰:有背景、有过程、有功能清单、有后续计划。
    • 简要描述一下研发过程
    • 简单介绍一下需求背景是什么?
    • 上线的功能清单是什么?
    • 数据对比是如何的?
    • 后续的计划是什么?
    • 是否需要同事的支持?
  • 数据有对比:上线前后的数据对比来说明效果
  • 图:链接: https://pan.baidu.com/s/1kVqipSz 密码: 9q59
  • 如实把上线效果拿出来,没达到也没关系。
  • 可以等个3-5天再发上线邮件,增加数据对比,可以更具有信服力。(如果当天发的话,3-5后需要补一封数据报告的邮件)
  • 表扬有技巧:说案例、说小事、说观察。
    • 谁,给你提供了什么帮助
    • 谁,在研发过程中,有哪些事情让你很“感动”
    • 从谁身上,学到了什么东西?
    • 某大厂产品上线邮件最后一部分:链接: https://pan.baidu.com/s/1skIgiIT 密码: cgmu
  • 获得帮助与支持:提前准备好素材和资料,提时间和要求。
    • 求测试,则附上测试账号和收集渠道;
    • 求推广,附上相应的位置、文案、物料;
    • 求销售,准备好材料和宣讲会时间,有使用帮助;

案例:

链接: https://pan.baidu.com/s/1bYPDTG 密码: psau。29’44”

总结

同2.3

【举个例子】

我们来看看安琪童鞋发给大家的关于官网V3.5.1的上线邮件吧(敏感的地方肯定会打码了?)

01:链接: https://pan.baidu.com/s/1boLWzSV 密码: eb8t

02:链接: https://pan.baidu.com/s/1jI3b7nC 密码: qt64

03:链接: https://pan.baidu.com/s/1eSd1qXs 密码: gqw9

【拓展阅读】

以下内容不是规范,只是写邮件时的总结,请务必根据自己公司、团队的实际情况带入思考。

重点注意一下几点:

  1. 保证把事情说明白
  2. 在1的前提下,尽可能短
  3. 必要时可以罗嗦,不要为了短而短
  4. HTML格式与txt格式的选择,跟团队保持一致即可
  5. 写完后考虑一下受众的阅读体验
  6. 让自己的邮件易于检索
  7. 由简入繁,后而化简

1、“战地记者”原则

设想自己是一名战地记者,在弹雨纷飞的时候要报道当前的战况,在每说一句话都有可能有枪子儿找上脑门的时候,废话、套话、官话、空话一概省略,直切主题是最合适的。比如说作为一个系统部署人员,要向一个主管技术的大领导汇报客户现场的一个重大问题,可以用这样的思路写:

A系统B模块目前无法运行,部署日志见附件1,报错信息见附件2,客户端环境见附件3.客户要求24h内解决,否则将延迟上线。

一句话将所有的重点信息浓缩起来,相关但冗长的技术信息用附件传递,可以保证对方在看到邮件后马上理解事情的起因经过以及可能的结果,这种情况下如果顾虑太多,仍然用“尊敬的领导”一类的套话起头和修辞的话,可能会导致对方遗漏重要信息。保证对方第一眼就能看到电邮的目的。

2、“金字塔”原理

想象一下金字塔的典型构造。我认为所有电邮(甚至可以包括其他实用文章)都应该遵循这种结构:中心明确,分层叙事,逐层铺开。

关于金字塔原理的书籍,有一本同名的《金字塔原理》可以深入学习,这里只讲述一下我理解的具体概括法。

(《金字塔原理》http://book.douban.com/subject/1020644/

作者:吴思扬    来源:知乎 https://www.zhihu.com/question/20137814/answer/14099741

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